ERP /\/ Управление /\/ Системы (Лучшие)Предпроект - Методология - Внедрение - Эксплуатация
О правильном использовании заказа на закупку в ERP-системе
Как привыкли работать с заказами на закупку в ERP-системе?Вне зависимости от вида деятельности и используемой ERP-системы, на многих предприятиях существует одна порочная практика. Речь идет о непонимании пользователями и управленцами сути такого важного элемента ERP-системы, как Заказ на закупку (Purchase Order). Автору часто приходилось наблюдать следующую картину: закупаемый товар поступает на склад хранения, и менеджер по снабжению (или кто-то еще) на основании приходного документа начинает заводить в систему заказ на закупку, чтобы склад мог провести приход по системе. На мой справедливый вопрос:
я получаю ответы:
Вы понимаете? По сути, мне дают один и тот же ответ:
Если копнуть глубже...Уверен, что на вопросы:
я получу аналогичные ответы:
Заказ на закупку: Документ против ПроцессаВ среде узко-понимающих консультантов, а вслед за ними — у конечных пользователей, бытует мнение, что... (Внимание! Неверное определение)
Этот документ-ориентированный подход бухгалтеров,
Ссылка на стандартВ стандарте MRPII, который является неотъемлемой частью любой ERP-системы, существует специальный термин — Order Management (Управление заказами). Данный термин применим для всех типов заказов — производственных, сбытовых, заказов на закупку или перемещение. Он подразумевает полный цикл управления — от оперативного планирования и согласования операций до отражения факта, сбора финансовых результатов и план-фактной аналитики. Order Management — это яркий пример реализации того самого процессного подхода в ERP-системе, о котором консультанты любят говорить на сейловых презентациях, при этом не всегда понимая, в чем конкретно это выражено. Говоря академично...Цветовая кодировка предыдущего определения не случайна. Заказ на закупку, как и любой другой вид заказов в ERP-системе, объединяет в себе функции полного цикла управления, так называемого цикла Деминга (PDCA):
Каждая функция управления закупками относится к одному из элементов данного PDCA-цикла. Будет ошибкой считать, что цикл Деминга — это элемент, применимый только в СМК (Системе менеджмента качества). Логика PDCA-цикла носит обще-управленческий характер и может быть направлена на повышение эффективности любых процессов управления. |
1. |
Создавая заказ на закупку, расценивайте его, как элемент оперативного плана поставок, а номенклатурный перечень, объем и дату поставки — как плановые (ожидаемые или требуемые) значения, доступные для подразделений, потребность которых вы обеспечиваете. |
2. |
Заказ на закупку должен создаваться раньше или непосредственно перед первым обращением к поставщику. Именно с помощью заказа на закупку готовится Заявка на поставку — документ, который отправляется поставщику для согласования цен, сроков и объемов. |
3. |
Различайте требуемые и согласованные с поставщиком даты поставки. Требуемая дата поставки говорит о том, когда бы нам хотелось привезти товар, чтобы удовлетворить имеющийся спрос вовремя. Согласованная с поставщиком дата поставки — о том, когда это может сделать поставщик. В заказе на закупку следует отражать обе даты. Требуемая дата поставки определяется в момент создания заказа (например, она может быть рассчитана в ходе процедуры MRP-планирования и перенесена в заказ на закупку в ходе утверждения спланированных заказов). Согласованная — в результате обработки заявки поставщиком. Разница между ними характеризует возможность поставщика своевременно удовлетворить вашу потребность. |
4. |
По возможности указывайте в заказах на закупку условия оплаты, согласованные с поставщиком. Это позволит создавать актуальный платежный календарь и эффективно управлять cash-flow по закупкам. |
5. |
Не корректируйте заказ на закупку на основании приходных документов. Если по факту товар пришел раньше или позже согласованной даты, или объем отличается от согласованного — все это необходимо отразить в приходных документах по заказу на закупку, не изменяя сам заказ. Помните — в заказе — ваши плановые значения, в приходном документе — фактические. |
6. |
Нормальной является ситуация, когда по одному заказу на закупку фиксируется несколько приходов, либо наоборот, один фактический приход соответствует нескольким заказам на закупку. |
7. |
Назначьте показатели эффективности, отражающие стабильность в объемах и датах поставки для поставщиков, подразделений снабжения и их специалистов. Это позволит стимулировать контрагентов и менеджеров по закупкам на исполнение планов поставок, что в свою очередь плодотворно скажется на исполнении производственных планов и планов продаж. |
8. |
Управляйте отклонениями. Регулярно формируйте список строк заказов на закупку, поставка по которым просрочена и акцентируйте свое внимание на этих заказах. Сопоставляйте плановые и фактические даты поставки, размеры партий для корректировки плановых значений при следующем цикле планирования закупок. |
Предлагаемая мной схема работы с заказами на закупку вносит дополнительный уровень дисциплины и ответственности за свои действия в работу специалистов отделов снабжения. Как сделать так, чтобы сотрудники компании не воспринимали вводимые изменения только как закручивание гаек и не становились фактором риска в процессе внедрения изменений? Кроме типичных советов а-ля «Заручитесь поддержкой руководства» и «Позаботьтесь о мотивации» (ни сколько не преумаляя их ценности) я приведу вам несколько практических приемов, позволяющих обеспечить успех в процессе внедрения правильной схемы работы с заказами на закупку:
Прием № 1. Готовьте заявки поставщикам только на основе заказа на закупку.
Одна из самых сложных задач — заставить снабженцев заблаговременно вводить заказы на закупку. Введите процедуру подписания (или простановки специального штампа) в стандартной форме заявки перед отправкой поставщику. Данная форма заявки должна печататься только из заказа на закупку и содержать его номер, что обеспечит своевременное формирование заказа на закупку в ERP-системе. Наряду с данными заявки о номенклатуре, датах, объемах поставки и цене подписант проверяет соответствие формы заявки и наличие в ней номера заказа на закупку.Прием № 2. Анализируйте циклы поставки.
Определите по всем закупаемым номенклатурам плановое значение цикла поставки (Lead Time) — временного интервала между выявлением потребности, размещением заказа и получением товаров. Цикл поставки может быть определен как для номенклатуры в целом, так и для комбинации Номенклатура+Поставщик. Контролируйте соответствие цикла поставки фактической длительности поставки, рассчитанной, как дата поставки минус дата создания заказа на закупку. Уделяйте особое внимание случаям значительных расхождений — выявляйте факты несвоевременного создания заказов на закупку и работайте с авторами таких заказов.Прием № 3. Дайте новые возможности другим подразделениям.
Своевременное формирование снабженцами заказов на закупку предоставляет ряд дополнительных возможностей другим службам. Подразделения, которые являются потребителями закупаемой продукции (производство, сбыт), получают оперативную и актуальную информацию по ожидаемым объемам и датам поставки. Финансовые службы предприятия на основании условий оплат по сформированным заказам на закупку могут более точно и эффективно осуществлять планирование движения денежных средств. Сделайте их союзниками проводимых изменений.Прием № 4. Работайте по всем фронтам.
Помните, кроме заказов на закупку, с помощью которых происходит управление деятельностью снабжения, есть еще заказы на продажу, производственные заказы, заказы на перемещение. Общие подходы Order Management намекают вам на необходимость похожих изменений в работе с заказами других подразделений. Внедрение сходных процессов, затрагивающих работу практически всего предприятия, повышают их приоритетность как для руководства, так и для непосредственных исполнителей. Объясните всем, что изменения не касаются деятельности только одного отдела закупок, а носят более общий, глобальный характер. Это помогает повысить ответственность сотрудников и исключить мнения типа: «Только нас плющат, а всех вокруг не трогают», иногда этого достаточно.
Со стороны сотрудников подразделений могут звучать различные возражения, направленные на противодействие изменениям в работе с заказами на закупку. Здесь я привожу часто слышимые реплики и свои варианты ответов на них:
— По факту товар может прийти в другом объеме и в сроки, отличающиеся от оговоренных. Если так, то зачем вбивать заказ на закупку раньше времени? Его придется переделывать, а это — двойная работа.
— Заказ на закупку остается неизменным и хранит плановые данные, то есть то, о чем мы договаривались изначально. Фактические данные о приходе товара фиксируются в приходных документах по этому заказу на закупку. Данные об отклонениях плана от факта важны для предприятия, так как позволяют оценить степень надежности поставщика, правильность настройки плановых параметров номенклатуры и повлиять на формирование следующих заказов на закупку по анализируемой номенклатуре или поставщику. В итоге, чем точнее мы фиксируем отклонения, тем реже они должны возникать.— Может прийти одна накладная по нескольким заказам на закупку, или наоборот — несколько накладных по одному заказу. Поэтому мы вбиваем заказ на закупку в момент прихода товаров, чтобы было полное соответствие с приходными документами.
— В любой полноценной ERP-системе существует возможность привязать несколько приходов к одному заказу на закупку, либо наоборот, один приход увязать с несколькими заказами на закупку. Необходимость строгого соответствия заказа на закупку и приходной накладной ничем не оправдана.— Мы не можем точно сказать, когда нам привезут заказанные ТМЦ. Это зависит от того, есть ли товар на складе у поставщика, сделали ли мы своевременную предоплату и не имеем ли мы задолженности перед поставщиком. Зачем всех вводить в заблуждение неточной датой поставки?
— Важно, чтобы все на предприятии понимали, когда ожидать поступление номенклатуры. При этом следует четко разделить требуемую нам дату поставки, и дату поставки, которую может обеспечить поставщик. Естественно, в своих ожиданиях мы опираемся на дату, подтвержденную поставщиком, а в решении о продолжении сотрудничества на разницу между первой и второй датой. Обещанная поставщиком дата поставки может неоднократно уточняться в заказе на закупку, исходя из текущей ситуации по оплатам, запасам у поставщика и прочим факторам, поддерживая актуальность данных. Заметьте, в жизни без ERP-системы происходит тоже самое, с помощью заказов на закупку в ERP вы лишь формализуете отношения между поставщиками и подразделениями, тем самым достигая определенного уровня управленческой прозрачности внутри компании.— На момент формирования заказа на закупку в справочнике номенклатур не введены требуемые позиции. Мы не хотим терять время, поэтому размещаем заявку у поставщика до формирования заказа на закупку в ERP-системе.
— Это означает, что у вас в процессах формирования данных о потребности все поставлено с ног на голову. Важно формализовать процесс выявления потребности, так как в идеале все заказы на закупку должны формироваться в результате работы со спланированными MRP-планировщиком заказами. Это касается даже вспомогательных материалов, не входящих в состав изделия (Bill of Material), так как потребность может быть определена различными способами, включая заявки подразделений, требования-накладные и т.п.. Иными словами, лучше бросить дополнительные силы на задачу своевременного пополнения справочника номенклатуры и состава изделия, чем отказаться от своевременного формирования заказов на закупку.
Денис Салтыков 2010 (SmartERP.ru). Опубликовано, с разрешения автора.
(+) МЕТОДОЛОГИЯ